Regolamento della Società Italiana di Microchirurgia

A norma dell’Articolo 8 dello Statuto il Regolamento predisposto dal Consiglio Direttivo ed approvato dall’Assemblea, disciplina la vita dell’Associazione secondo gli Articoli seguenti

ART. 1

Le modifiche dello Statuto e del Regolamento sono elaborate dal Consiglio Direttivo e per essere attuative devono essere approvate dall’Assemblea dei soci.

ART. 2 – I Soci

Coloro che volessero iscriversi alla società devono essere presentati da due Soci Ordinari.
La loro ammissione è subordinata al giudizio favorevole del Consiglio Direttivo, che sarà basato sulla valutazione del Curriculum personale dell’aspirante. Il giudizio del Consiglio è insindacabile.
Come stabilito nell’art. 3 dello Statuto si riconosce il socio Aderente, il socio Ordinario e il socio Onorario. Il socio Aderente non ha diritto di voto, non può candidarsi nel ricoprire cariche societarie, può partecipare, su indicazione del consiglio direttivo, come membro ai lavori delle Commissioni. Trascorsi due anni solari dall’iscrizione alla Società, egli acquista automaticamente il titolo di socio Ordinario con i diritti e doveri che ne conseguono.
Il medico, con abilitazione all’esercizio della professione, ma senza specialità, indipendentemente dal numero di anni d’iscrizione alla Società, viene considerato socio Aderente.
Il medico, socio Aderente, che diviene specialista e che abbia due o più anni di iscrizione alla Società, diviene socio Ordinario. Perché ciò sia effettivo, egli dovrà darne comunicazione alla sede amministrativa (StudioProgress di Brescia) unitamente a copia del diploma di specialità.
Figure professionali, diverse dal medico chirurgo (es: Biologi, Veterinari, etc…), purché provvisti di Laurea, possono iscriversi alla società, assumendo il titolo di Socio Aderente e indipendentemente dal numero di anni d’iscrizione non potranno mai assumere la qualifica di Socio Ordinario.
Il Socio Ordinario è un medico specialista con diritto di voto e può candidarsi per le cariche societarie secondo le norme espresse nell’art. 3 del presente regolamento.
Il Socio Onorario è esonerato dal pagamento della quota annuale, non ha diritto di voto e non può candidarsi ne essere eletto per alcuna carica societaria. Può partecipare alle riunioni del consiglio direttivo con diritto di parola.
Gli organizzatori di Corsi in Microchirurgia che chiedono il patrocinio della Società dovranno fornire l’elenco dei partecipanti alla Società stessa che li iscriverà gratuitamente per un anno. I corsisti potranno rifiutare l’iscrizione gratuita alla Società così come la trasmissione dei propri dati. E’ il consiglio direttivo che si farà garante per tali nuovi iscritti.

ART. 3 – Candidature alle cariche sociali

Solo i Soci Ordinari in regola con i pagamenti delle quote societarie sono eleggibili alle cariche societarie e con i seguenti criteri:

• Next President, essere socio Ordinario da almeno 6 anni ed aver ricoperto per almeno un mandato una carica con diritto di voto (consigliere, tesoriere);
• Tesoriere, essere socio Ordinario da almeno 4 anni ed aver ricoperto per almeno un mandato una carica con diritto di voto (consigliere, tesoriere);
• Consigliere, essere socio Ordinario da almeno 2 anni;

Solo un membro del consiglio direttivo in carica e che sia socio ordinario da almeno 4 anni, può essere nominato Segretario dalla maggioranza del consiglio direttivo e qualora nessuno dei consiglieri possieda tale requisito, la carica di Segretario verrà ricoperta dal socio Ordinario iscritto da più anni e in caso di ulteriore parità, sarà il Presidente a scegliere chi nominare tra i pari merito.
Nessun limite è posto per l’eleggibilità alle cariche di Probiviri e Revisori.

La Segreteria amministrativa 9 mesi prima del Congresso invia ai Soci un memorandum relativo ai criteri di eleggibilità.
La candidatura deve esser proposta dal candidato stesso al Segretario della SIM, corredata dalla dichiarazione di essere in regola con le quote associative, entro il 31 marzo dell’anno di svolgimento del Congresso.

Una Commissione Elettorale, composta dal Past President (Presidente della Commissione Elettorale), dal Segretario e dal collegio dei Probiviri, valuterà i candidati in accordo ai criteri di eleggibilità ed in accordo all’art. 6 dello Statuto, e pubblicherà (attraverso mail, sito internet della SIM e newsletter) l’elenco dei soci candidati alle cariche societarie entro il centoventesimo giorno (4 mesi) 31 maggio dalla data d’inizio del Congresso. 

La Commissione Elettorale il 31 luglio nomina la Commissione di Seggio e Scrutinio, composta da 3 soci Ordinari, iscritti al Congresso e scelti equamente tra le diverse specialità di appartenenza (Chirurgia Maxillo-Facciale, Chirurgia Plastica, Ortopedia e Traumatologia, Otorinolaringoiatria, altro). Non potranno far parte della Commissione di Seggio e Scrutinio i soci candidati a cariche societarie o Soci componenti il Consiglio Direttivo. Il Socio con maggiore anzianità di iscrizione o anagraficamente più anziano se l’anno di iscrizione fosse il medesimo sarà nominato Presidente di Seggio. Le nomine verranno comunicate almeno trenta giorni prima del Congresso ai Soci interessati. Qualora uno dei 3 soci appartenenti alla Commissione di Seggio e Scrutinio non si presentasse al Congresso si provvede alla sua tempestiva sostituzione seguendo gli stessi criteri di nomina.

La scheda elettorale e le modalità di scrutinio sono dettagliate nell’Addendum 1.

La votazione dei candidati al Consiglio Direttivo non ammette il voto per delega.

In condizioni eccezionali che non consentono lo svolgimento di un congresso in presenza, possono essere indette elezioni online con modalità e tempi che la segreteria comunicherà a tutti i soci almeno 2 mesi prima della data delle elezioni.

É eletto il candidato che ottiene il maggior numero di voti. In caso di parità̀ la vittoria verrà̀ assegnata al socio con maggiore anzianità̀ di iscrizione alla società̀. In caso di ulteriore parità̀, sarà eletto il socio anagraficamente più giovane.

Addendum 1: Scheda Elettorale, modalità di voto e scrutinio.

La Segreteria Amministrativa ha il compito di allestire l’urna elettorale, stampare le schede elettorali nel numero previsto in base agli aventi diritto di voto e garantire la segretezza del voto nell’intera procedura elettorale. Durante le ore di voto la Segreteria Amministrativa potrà fare riferimento alla Commissione Seggio e Scrutinio per dirimere eventuali questioni procedurali.

La scheda elettorale è come allegato 1 e deve essere stata vidimata con un timbro societario dalla Commissione di Seggio e Scrutinio prima dell’inizio delle votazioni.

Nell’apposito spazio devono essere indicati i cognomi di candidati per il quale si intende esprimere la preferenza. In caso di omonimia viene indicato il cognome seguito dalla lettera iniziale del nome (es ROSSI, oppure BIANCHI F). 

Ogni scheda permetterà di esprimere massimo una preferenza per il next President, nove per i Consiglieri, tre per i Revisori dei Conti, tre per i Probiviri. Una per il tesoriere nell’anno in cui è prevista la sua elezione.

Il nominativo dei candidati verrà esposto mediante apposito tabellone durante il Congresso Nazionale. 

Le urne vengono aperte alle ore 15:00 del giorno di inaugurazione del Congresso e si chiudono alle ore 15:00 del giorno successivo e comunque gli orari di apertura/chiusura potranno variare in accordo a variazioni degli orari di inizio e fine dei lavori congressuali tramite apposita comunicazione ben visibile da tutti i congressisti. 

La custodia dell’urna durante tutto il periodo elettorale, ivi compreso il periodo di chiusura notturna dei lavori congressuali, sarà sotto la responsabilità della Segreteria Amministrativa, che assicurerà l’integrità dei sigilli di garanzia apposti. 

Ogni Socio avente diritto al voto deve essere registrato quando si reca al seggio elettorale e ritira la sua scheda elettorale vidimata previa identificazione della persona da parte della Segreteria Amministrativa anche con documento identificativo.

La Commissione di Seggio e Scrutinio si riunisce alla chiusura del periodo di voto in seduta riservata e procede allo spoglio delle schede. Il numero delle schede estratte dall’urna deve corrispondere al numero dei Soci che hanno votato e devono tutte essere vidimate.

Le schede che presentano qualsiasi segno diverso dal timbro societario e dal cognome o cognome e iniziale/i del nome del candidato prescelto, oppure un numero maggiore di preferenze rispetto a quelle previste dalla scheda stessa, sono considerate nulle. Le schede non conformi al presente regolamento verranno considerate nulle. 

Durante lo scrutinio, i membri della Commissione di Seggio e Scrutinio registrano i risultati. 

Tutti i membri della Commissione di Seggio e Scrutinio hanno obbligo della segretezza fino alla lettura dei risultati in assemblea dei soci. 

ART. 4 – Quota Sociale

La quota sociale annuale è determinata dal Consiglio Direttivo.

ART. 5 – Congresso

Il Congresso Nazionale è biennale e viene organizzato dal Presidente che assumerà la carica di Presidente del Congresso. Egli potrà a suo giudizio nominare un co-presidente o affidare a un altro socio Ordinario l’organizzazione del Congresso Nazionale, previo consenso del consiglio direttivo. Il Presidente del Congresso concorda con il consiglio direttivo il/i tema/i del Congresso. La selezione delle comunicazioni è demandata al Comitato Scientifico proposto dal Presidente del Congresso ed approvato dal consiglio direttivo.

ART. 6 – Simposio

Il Simposio della Società viene organizzato ogni due anni, in alternanza con il CongressoNazionale. I due eventi non posso essere organizzati lo stesso anno.
Requisiti per l’attribuzione del Simposio:
a) L’organizzatore del Simposio deve essere un socio Ordinario della SIM;
b) Il Simposio dovrà avere un unico tema conduttore approvato dal Consiglio;
c) La richiesta dovrà pervenire almeno 2 anni prima dalla data d’inizio del Simposio e dovrà essere inviata alla Commissione Formazione (formazione@microchirurgia.org o segreteria@microchirurgia.org). In mancanza di candidature l’incarico verrà affidato dal Consiglio Direttivo.
d) La richiesta deve essere corredata da nome, cognome, qualifica e Curriculum Europeo dell’Organizzatore, titolo e tema del Simposio. La Commissione Formazione valuterà la richiesta e, in caso di parere positivo, porterà la richiesta in Consiglio per l’approvazione definitiva;
e) L’organizzatore del Simposio sarà convocato ad uno dei CD successivi la ricezione della candidatura. La mancata presentazione dell’Organizzatore alle prime due convocazioni comporterà l’annullamento dell’attribuzione del Simposio.
f) In occasione della convocazione al consiglio, l’organizzatore dovrà presentare il simposio fornendo le seguenti informazioni: programma preliminare, data, luogo e sede, Comitato organizzatore, Comitato scientifico, i nomi dei principali Relatori. Almeno i 2/3 delle relazioni preordinate (esclusi i corsi d’istruzione), delle presidenze e delle moderazioni devono essere affidate ai soci SIM.
g) In caso di più richieste contemporanee, il Presidente della Commissione Formazione farà opera di mediazione al fine di presentare in consiglio una singola proposta; qualora ciò non fosse possibile, gli organizzatori presenteranno le loro proposte al CD che voterà quella ritenuta migliore.
L’organizzazione di altri eventi scientifici, oltre al Simposio, è favorita e promossa dalla Società. Tali eventi non potranno essere definiti Simposio, ma a discrezione del consiglio direttivo potranno ricevere il Patrocinio della Società.

ART. 7 – Assemblea Ordinaria

L’Assemblea Ordinaria dei Soci viene convocata almeno una volta l’anno, in occasione del Congresso Nazionale e del Simposio.

ART. 8 – Revisori dei Conti

In osservanza dell’Articolo 8 dello Statuto ad ogni elezione dei Consiglio Direttivo si eleggono anche tre Revisori dei Conti e ad essi verrà presentato il bilancio venti giorni prima dell’Assemblea.

ART. 9 – Rieleggibilità delle cariche societarie

Ad integrazione dell’Articolo 6 dello Statuto, si stabilisce che il consigliere non può essere eletto per più di due mandati consecutivi e potrà nuovamente essere eletto trascorso un periodo di 4 anni (due mandati).
I membri del Consiglio Direttivo hanno l’obbligo di partecipare ad almeno i 2/3 delle riunioni del Consiglio durante il loro mandato. Colui che non parteciperà sarà interdetto a ricoprire qualunque carica elettiva per 4 anni (due mandati).
Il socio che ha occupato la carica di Presidente, una volta scaduta anche la qualifica di Past President, non potrà più ricoprire alcuna carica con diritto di voto (Presidente, Consigliere, Tesoriere), mentre potrà concorrere alle cariche di Probiviro e Revisore.

ART. 10 – Sanzioni Disciplinari

Il socio che si trova in stato d’insolvenza nei confronti della Società per due anni consecutivi, veda decaduta la propria carica con interdizione dalle cariche societarie per i successivi due anni. Inoltre il mancato pagamento della quota societaria causa l’immediata cessazione del diritto di voto e degli altri diritti connessi alle cariche ricoperte.
I soci la cui condotta fosse ritenuta lesiva nei confronti dell’onorabilità della società potranno essere segnalati al consiglio direttivo il quale, sentito il parere dei Probiviri, deciderà l’archiviazione, l’ammonizione, la temporanea sospensione o la definitiva radiazione dalla società. Durante la sospensione il socio dovrà comunque versare la quota associativa.
Per quanto altro non espressamente specificato nello Statuto e nel presente Regolamento, fa fede la decisione del consiglio direttivo che è insindacabile.

ART. 11 – Patrocinio ad eventi scientifici

Finalità del patrocinio
La SIM concede il proprio Patrocinio a Congressi, Convegni, Corsi o Eventi di adeguato valore scientifico che abbiano lo scopo di promuovere l’aggiornamento scientifico e la formazione nella Microchirurgia.

Requisiti per la concessione del patrocinio

1. Il Patrocinio può essere concesso a Congressi, Convegni, Corsi o Eventi che presentino requisiti qualitativi menzionati di seguito, su richiesta dell’organizzatore.
2. La concessione del Patrocinio della SIM sarà basata sulla valutazione dei seguenti criteri di qualità:
   a) Tematiche e contenuti di rilevante interesse scientifico e formativo per la Microchirurgia.
   b) Comprovata esperienza ed autorevolezza dei relatori e degli organizzatori dell’Evento scientifico.
3. Per quanto riguarda i “Corsi base pratici” di Microchirurgia svolti in Italia o all’estero, il Patrocinio sarà concesso se si atterranno alle regole che la SIM ha definito per i corsi base di Microchirurgia (criteri minimi per accreditamento SIM).

Regolamento per l’acquisizione del patrocinio

1. La richiesta di concessione del Patrocinio della SIM deve essere inviata via mail alla Commissione Formazione almeno 90 giorni prima della data di inizio dell’Evento via mail all’indirizzo formazione@microchirurgia.org o segreteria@microchirurgia.org.
2. La richiesta deve essere corredata da:
   a) Nome, cognome, qualifica e Curriculum Europeo dell’Organizzatore o degli Organizzatori.
   b) Programma dell’Evento completo nei vari dettagli: data, luogo e sede dello svolgimento dello stesso, Comitato organizzatore, Comitato scientifico, titolo dell’Evento, argomenti trattati, ed i nomi dei Relatori e dei Moderatori con relativa provenienza.
3. La Commissione Formazione valuterà l’Evento scientifico in oggetto ed invierà al Presidente della SIM ed alla Segreteria della SIM tutta la documentazione con il parere della Commissione. Il Presidente della SIM esprimerà il suo parere definitivo.
4. Il Presidente della SIM, inoltrerà via mail l’esito relativo alla concessione del Patrocinio, all’Organizzatore dell’Evento scientifico.
5. In occasione della Riunione del Consiglio Direttivo il Presidente procederà a verbalizzare l’esito della valutazione definitiva dell’Evento in questione.

ART. 12 – Gestione pagina web, social media e newsletter

Il compito della commissione informatica sarà quello di:

1. Proporre al consiglio direttivo un calendario per ciascuna delle pubblicazioni (newsletter e social media);
2. Proporre al consiglio direttivo argomenti inerenti il campo della microchirurgia da inserire nelle varie piattaforme informatiche/social, avendo cura di includere tutte le branche specialistiche afferenti alla SIM;
3. Mantenere aggiornate le varie piattaforme informatiche/social;
4. Gestire il rapporto tra utenti e piattaforme informatiche/social.

Il presidente ad interim della commissione informatica deterrà le chiavi di accesso alle varie piattaforme informatiche/social e potrà affidarle ad alcuni membri della commissione informatica a fini gestionali.
Nessuna delle piattaforme informatiche/social della SIM potrà essere utilizzata a scopo di propaganda personale o per trarne vantaggi personali. Tutti gli argomenti trattati, ad eccezione dei video, non potranno essere firmati o riconducibili ad alcun socio, ma saranno prodotti a nome della Società Italiana di Microchirurgia. Fa eccezione la pubblicazione del discorso programmatico del Presidente della SIM durante il suo mandato.
Il consiglio direttivo, tenuto conto del presente regolamento e sentite le proposte della commissione informatica, delibererà a maggioranza e sceglierà le strategie, le cadenze e gli argomenti da trattare.